Petitions and Grade Reappraisals
Pétitions et révision des notes

Directives pour l’examen des pétitions et appels par les comités de la faculté

Ces directives doivent sous-tendre les actions et les décisions des comités de la faculté et celles du personnel administratif concernant les pétitions et appels des étudiants. Elles ne sont pas là pour régir les décisions de la faculté en ces matières; la juridiction relative à la dispense des règlements universitaires, l’extension des dates limites et la révision d’un travail est clairement du ressort des facultés en tout premier lieu. Ces directives servent à conseiller les parties en cause dans leur travail afin de les aider à en arriver à des décisions équitables et uniformes dans toute l’Université. Il est clair que la nature (performance, professionnelle, supérieure) et la taille des diverses facultés rendent hautement improbable d’avoir des procédures et des démarches uniformes. Il y a cependant des domaines où l’on peut obtenir une plus grande cohérence dans les démarches des différentes facultés et c’est à cette fin que ces directives sont proposées.

1. Structure

Les facultés peuvent, et on les y encourage, avoir une structure en deux volets pour l’examen des pétitions : a) un comité des pétitions/vice-doyen et b) un processus administratif approuvé.

  1. Comité des pétitions/vice-doyen : Comme toutes les facultés ont accepté d’examiner les demandes pour exception aux règlements universitaires, il y aura un comité ou un cadre supérieur de l’administration qui sera responsable d’examiner les pétitions et de prendre une décision sur la base des raisons et des documents justificatifs fournis par l’étudiant.
  2. Pétitions approuvées par l’administration : Pour aider à contrebalancer le grand nombre de cas, les pétitions peuvent être soumises pour approbation par le préposé aux pétitions (ou son équivalent) et confirmées par le président du comité des pétitions (ou son désigné)1. En accord avec les règles générales pour accorder une pétition (décrites ci-dessous), le préposé aux pétitions identifiera les cas qui entrent clairement dans ces règles et les présentera comme telles au président pour confirmation. Tous les cas qui ne sont pas clairs et qui exigent de la discrétion seront envoyés pour décision au comité des pétitions. Aucune pétition ne sera refusée par l’administration sur la base de ses mérites. La pétition des étudiants qui ne fournissent pas la documentation nécessaire requise par la faculté dans un délai spécifique ne sera pas examinée, et le préposé aux pétitions en informera l’étudiant par écrit.

2. Principes

  1. Procédures : Chaque faculté devra avoir des règles de procédure écrites mises largement à la disposition des étudiants (p. ex., dans l’annuaire, sur le site de l’Université, au Bureau du registraire). Les procédures de la faculté relatives aux pétitions et appels doivent être compatibles avec les directives du Sénat.
  2. Dates limites : La politique approuvée par le Sénat sur la date limite pour soumettre une pétition pour abandon tardif stipule que « Normalement, les pétitions pour abandon tardif d’un cours seront seulement examinées si elles sont soumises dans les 30 jours après la dernière journée des classes (du cours en question). Ces pétitions peuvent être examinées pendant une période d’une année au plus si elles sont basées sur des circonstances spéciales. » La politique du Sénat sur la date limite pour les demandes de cote différée est que « Normalement, les demandes de cote différée doivent être communiquées dans la semaine qui suit un examen manqué ou le dernier jour pour soumettre le travail du cours. » La période où l’Université est officiellement fermée pour les vacances de décembre ou les jours fériés pendant l’année ne compte pas dans la détermination des dates limites.
  3. Représentation : Les appelants ont le droit d’avoir un représentant qui aide à préparer les soumissions écrites et, s’ils ont le droit d’apparaître devant un comité, peut les représenter à la séance.
  4. Juridiction : Les étudiants peuvent pétitionner tous les sujets à leur faculté d’origine à l’exception des révisions de notes qui sont examinées par le département/la faculté offrant le cours. Autrement, les facultés examineront les demandes d’exception à tous les règlements universitaires.
  5. Partialité : Tout membre d’un comité de pétitions ou d’appel ou toute personne examinant une pétition qui manque de neutralité sur la question à décider doit se retirer du cas. Une apparence de partialité ou une crainte de partialité est aussi suffisante pour disqualifier une telle personne.
  6. Apparences : Les étudiants et/ou leurs représentants ne peuvent apparaître devant un comité qu’à la discrétion ou sur invitation du comité.
  7. Anonymat : Les demandes d’anonymat par les étudiants dans le processus de pétition doivent être respectées. Cependant, les étudiants ayant la possibilité d’apparaître devant un comité devront décider s’ils désirent renoncer à l’ anonymat. Dans ce processus, la confidentialité sera toujours maintenue.
  8. Décisions : Pour aider à remplir les exigences de la justice naturelle et de l’équité dans les processus juridictionnels, les comités de pétitions et appels et les administrateurs qui rendent une décision sur les pétitions doivent donner par écrit les raisons de leur décision. Sans ces raisons, la partie en cause peut se demander pourquoi une décision négative a été prise et ne pas être capable de décider de faire appel ou non. De la même façon, un comité suivant ou une cour de révision peut avoir de la difficulté à comprendre la justification d’une décision rendue sans en donner les raisons et tirer des inférences négatives à l’encontre du comité initial pour les avoir omises.
  9. Appels : La voie d’appel pour les étudiants devra être incluse dans la décision écrite.

Principes touchant à la révision des notes

  1. Les étudiants peuvent, s’ils ont des motifs suffisants sur le plan scolaire, demander la révision d’une dernière note dans un cours (ce qui peut signifier de revoir des parties spécifiques du travail accompli). Les motifs autres que scolaires ne sont pas valables pour la révision des notes; dans ces cas-là, on conseille aux étudiants de présenter leur pétition à leur faculté d’origine. Normalement, on s’attend à ce que les étudiants contactent en premier le professeur du cours pour discuter de la note reçue et demander que le travail effectué soit revu. Le travail effectué peut inclure du travail écrit, graphique, numérisé, sous forme de maquette, d’enregistrement vidéo ou audio, but pas de travail oral.
    Les étudiants doivent être conscients qu’une demande de révision de note peut avoir comme résultat que la note originale soit augmentée, diminuée ou confirmée.
  2. Dans le cas où les étudiants ne sont toujours pas satisfaits de leur dernière note OU si le chargé de cours n’est pas disponible pour revoir le travail, ils peuvent soumettre, par écrit, une demande officielle de révision de note au département ou à l’unité où le cours est offert2. La date limite approuvée par le Sénat pour soumettre une demande de révision des notes est le 15 février pour les notes du trimestre d’automne, le 15 juin pour les notes de la session automne/hiver et le 30 septembre pour les notes de la session d’été, ou au moins 21 jours après la remise des notes, selon la date la plus éloignée. Si une date limite de soumission tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié, les demandes seront acceptées jusqu’à la fin du prochain jour ouvrable. Une certaine discrétion est allouée pour les retards mineurs à respecter la date limite provoqués par la lenteur du système postal ou des circonstances extraordinaires.
  3. Si les conditions sont satisfaites sur le plan des motifs scolaires, le comité du département en question, le directeur du département, le vice-doyen ou le directeur du programme de troisième cycle ou de premier cycle aura la responsabilité de s’assurer que le travail est révisé par un membre approprié du corps professoral, que l’anonymat de l’étudiant et celui du réviseur est respecté, et que le résultat de la révision (y compris les commentaires du réviseur) et la voie d’appel soient communiqués à l’étudiant et au chargé de cours. Le réviseur devra obtenir la nature du travail demandé et la justification de la note originale. On s’attend à ce que tous les efforts soient faits pour rendre la décision dans les 30 jours après réception du travail par le réviseur.
  4. Les participants peuvent faire appel d’une décision négative sur une demande de révision des notes, ou le résultat de la révision elle-même à un comité d’appel au niveau de la faculté où le cours est offert (ou, dans le cas de la Faculté des études supérieures, au doyen) seulement sur la base d’un vice de procédure. Les vices de procédure sont définis comme tels actions prises ou non par un département, une faculté, le programme d’études supérieures, ses administrateurs, comités, ou ses membres à l’égard de la disposition du cas qui viole ou annule un ou tous les aspects suivants :
    1. les procédures normales et écrites de l’Université, de la faculté, du programme d’études supérieures ou du département concerné;

    2. l’uniformité dans le traitement des cas largement semblables au cas en appel de la part de la faculté, du programme d’études supérieures ou du département;

    3. les principes d’équité, de justice naturelle ou d’impartialité, qu’un manquement ait eu lieu ou non en accord avec les procédures écrites ou habituelles. Les appels basés sur l’allégation de ces derniers vices de procédure devraient alléguer et démontrer les préjugés évidents ou autre inconduite de la part des administrateurs ou agents de l’Université et pour lesquels des mesures de réparation n’ont pas été prises par une autorité ayant examiné le cas avant l’appel.

    Les appels doivent être soumis dans les 21 jours suivant l’annonce de la décision. Les comités de la faculté peuvent renoncer à cette date limite quand l’appelant établit que des circonstances spéciales existent. Aucun membre de comité de la faculté ne peut considérer un appel s’il a déjà examiné la question précédemment. À la discrétion du comité, l’étudiant et/ou le membre de la faculté peut être invité à rencontrer le comité pour présenter son cas oralement. La décision du comité sera prise à huis clos et on s’attend à ce que les parties soient informées de la décision par écrit dans les 30 jours suivant le dépôt de l’appel.
  5. Les participants à l’appel au niveau de la faculté peuvent déposer une demande de permission d’appel auprès du Comité d’appel du Sénat (CAS) sur la base de vices de procédure au niveau de la faculté. Les demandes de permission d’appel doivent être soumises dans les 21 jours suivant l’annonce de la décision de la faculté. CAS peut ignorer cette date limite si l’appelant établit qu’il existe des circonstances spéciales. Aucun membre de CAS ne peut considérer la demande s’il a déjà examiné la question précédemment. Ainsi qu’il est expliqué dans les procédures de CAS, les parties peuvent apparaître devant le comité si la permission d’appel est accordée pour présenter oralement leurs soumissions sur la base de vices de procédure. La décision du comité sera prise à huis clos et on s’attend à ce que les parties soient informées de la décision, par écrit, dans les 30 jours suivant le dépôt de la demande.
  6. Les parties impliquées dans la décision du Comité d’appel du Sénat peuvent demander au comité de reconsidérer la question s’il y a évidence de vices de procédure de la part de CAS. Les demandes doivent être soumises dans les 21 jours suivant l’annonce de la décision. CAS se réserve le droit d’ignorer cette date limite en cas de circonstances spéciales. Les demandes de réexamen d’une décision de CAS seront examinées par un groupe de membres du CAS qui n’ont pas siégé sur le premier comité; on s’attend à ce qu’une décision soit rendue dans les 30 jours après la demande.

Entente sur la cote différée

L’Entente sur la cote différée est un processus par lequel les étudiants qui ne sont pas capables d’écrire leur dernier examen à la date fixée ou de soumettre le travail du trimestre avant la date limite fixée par la faculté pour donner les dernières notes parviennent à un accord avec le chargé de cours pour obtenir la cote différée dans le cours et fixer une date pour l’examen ou la soumission du travail en suspens. C’est la responsabilité de l’étudiant, utilisant le formulaire prévu à cet effet, de faire le nécessaire auprès du chargé de cours pour terminer le cours et faire parvenir le formulaire au bureau de l’unité ou du département approprié à la date limite mentionnée sur le formulaire. Les chargés de cours peuvent refuser d’examiner les demandes de cote différée; dans ce cas, les étudiants doivent soumettre, dans la date limite établie, une pétition auprès du comité de la faculté approprié pour examen.

Les responsabilités des étudiants dans les processus de pétition et d’appel

Par l’intermédiaire de ses corps législatifs, l’Université a établi des règlements, procédures et dates limites auxquels les étudiants doivent adhérer. Les étudiants doivent surveiller leurs progrès dans les cours, en tenant compte de leurs circonstances personnelles et scolaires, et faire les changements nécessaires pour remettre le travail et respecter les dates limites. L’Université reconnaît cependant que des circonstances particulières peuvent justifier une dispense aux règlements, exigences, dates limites sur une base individuelle. Les demandes pour dispenser d’un règlement, d’une exigence ou d’une date limite sont initiées par une pétition.

Les étudiants optant pour lancer une pétition sont assurés que la confidentialité est une caractéristique de ce processus et que les renseignements fournis pour appuyer leur pétition ou appel ne seront utilisés pour aucun autre motif.

Alors que c’est la responsabilité de l’Université de fournir aux étudiants les renseignements, l’orientation et les conseils nécessaires, il est de la responsabilité des étudiants de :

  • connaître et respecter tous les règlements, exigences et dates limites publiées de la faculté ou du programme;
  • se familiariser avec les procédures écrites de pétition ou d’appel de leur faculté et faire leur demande en temps voulu;
  • fournir toute la documentation nécessaire pour appuyer leur pétition ou leur appel et le faire en temps voulu;
  • indiquer et documenter toutes les circonstances pertinentes lorsqu’ils soumettent leur pétition en premier lieu.

Les responsabilités de l’Université dans les processus de pétition et d’appel

Juste comme les étudiants soumettant des pétitions ou appels ont la responsabilité de satisfaire aux exigences du processus, l’Université a la responsabilité de l’administrer.

Personnel non enseignant :

Il est de la responsabilité des membres du personnel non enseignant de :

  • conseiller et guider les étudiants en ce qui concerne les options, les dates limites, la documentation nécessaire et les voies d’appel par le moyen d’une annonce écrite, du site Web de l’Université, des rendez-vous personnels ou de la communication par téléphone;
  • diriger les étudiants vers le bureau approprié pour des renseignements sur les pétitions et appels;
  • s’occuper des pétitions et appels de façon efficace pour éviter les retards injustifiés;
  • maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

Membres du corps enseignant :

Il est de la responsabilité du corps enseignant de :

  • répondre aux demandes de renseignements des étudiants et du personnel non-enseignant en temps voulu;
  • aider à diriger les étudiants vers le bureau approprié pour des renseignements sur les pétitions et appels;
  • maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

Comités et préposés aux pétitions et appels :

Il est de la responsabilité des comités et préposés aux pétitions et appels de :

  • s’assurer que les parties reçoivent un traitement équitable, uniforme et respectueux de l’éthique;
  • accorder une attention approfondie et sérieuse à toutes les demandes;
  • rendre les décisions seulement après un examen consciencieux;
  • fournir aux parties les raisons des décisions prises;
  • maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

1. À l’exception des pétitions pour éviter l’exclusion qui devraient être examinées par un comité.

2. Les exceptions sont les suivantes : pour Osgoode, Schulich et la Faculté d’éducation les demandes de révision sont soumises au bureau du vice-doyen approprié.

Guidelines for the Consideration of Petitions/Appeals by Faculty Committees

These guidelines should inform the actions and decisions of Faculty committees and administrative personnel in responding to student academic petitions and appeals. They are not intended to direct the decisions of the Faculty in these matters; jurisdiction to waive academic regulations, extend deadlines and reappraise work clearly resides with Faculties in the first instance. These guidelines are to advise the relevant parties in their work to help foster equitable and consistent decisions across the University. It is recognized that the nature (performance, professional, graduate) and size of the various Faculties make it highly improbable to have uniform procedures and processes. There are areas in which greater consistency among the Faculties’ processes can be achieved and it is to that end that these guidelines are proposed.

1. Structure

Faculties may, and are encouraged, to have a two-tiered structure for the consideration of academic petitions: a) an academic petitions committee/associate dean and b) an administratively approved process.

  1. Academic Petitions Committee/Associate Dean: As all Faculties have agreed to consider requests for exceptions from Faculty regulations, there shall be a committee or a senior academic administrator charged with the responsibility of reviewing the academic petitions and rendering decisions on the basis of the reasons and supporting documentation provided by the student.
  2. Administratively Approved Academic Petitions: To help offset large caseloads, academic petitions may be recommended for approval by the Petitions Officer (or equivalent) and confirmed by the Chair of the Academic Petitions Committee (or designate)1. In accordance with the general considerations for granting petitions (set out below), the Petitions Officer shall identify cases which clearly meet the considerations and present them as such to the Chair for confirmation. All cases which are not clear and require discretion are forwarded to the Academic Petitions Committee for a decision. No academic petitions will be administratively refused on the basis of their merits. Students failing to provide the necessary documentation requested by the Faculty within a specific time frame will not have their academic petition considered, and the Petitions Officer shall inform the student in writing in such cases.

2. Principles

  1. Procedures: Each Faculty shall have written procedural rules that are widely available to students (e.g. in the Undergraduate Calendar, on the University website, at the Registrar’s Office). Faculty academic petition/appeal procedures must be consistent with the Senate guidelines.
  2. Deadlines: The Senate approved policy on the deadline for submitting an academic petition for late withdrawal is that “Normally academic petitions for late withdrawal from a course will only be considered if they are submitted within 30 days of the last day of classes [of the relevant course]. Such academic petitions may be considered for a period of up to one year if they are based on special circumstances.” The Senate policy on the deadline for deferred standing requests is “Normally requests for deferred standing must be communicated within one week following a missed examination or the last day to submit course work.” The period during which the University is officially closed for December holidays and on statutory holidays throughout the year is not counted in the determination of deadline days.
  3. Representation: Appellants have the right to have a representative assist in the preparation of written submissions and, if granted an appearance before a committee, represent them at that meeting.
  4. Jurisdiction: Students shall petition all academic matters to their home Faculty with the exception of grade reappraisals which are considered by the department/Faculty offering the course. Otherwise, Faculties shall consider requests for exceptions to all Faculty regulations.
  5. Bias: Any member of an academic petitions/appeals committee or a person reviewing an academic petition who has a lack of neutrality on the issue to be decided shall excuse him/herself from the consideration of that case. An appearance of bias or a reasonable apprehension of bias is also sufficient for a party to disqualify her/himself from considering an academic petition.
  6. Appearances: Students and/or their representatives may appear before a committee only at the discretion or invitation of the Committee.
  7. Anonymity: Requests from students for anonymity in the academic petitions process should be honoured. Students provided the opportunity to appear before a committee, however, will have to decide whether they wish to forego anonymity. Confidentiality in this process shall always be maintained.
  8. Decisions: To help fulfill the requirements for natural justice and fairness in adjudicative processes, academic petitions and appeals committees, administrators rendering decisions on academic petitions must give reasons in writing for the decision. Without reasons, a party may have to speculate why an adverse decision was made and may not be able to decide whether to appeal. Similarly, a subsequent committee or a reviewing court may have difficulty understanding the rationale for a decision without reasons and may draw inferences adverse to the initial committee from its failure to give reasons.
  9. Appeals: The route of appeal for students shall be included in the written decision.

Principles Regarding Grade Reappraisals

  1. Students may, with sufficient academic grounds, request that a final grade in a course be reappraised (which may mean the review of specific pieces of tangible work). Non-academic grounds are not relevant for grade reappraisals; in such cases, students are advised to petition to their home Faculty. Students are normally expected to first contact the course director to discuss the grade received and to request that their tangible work be reviewed. Tangible work may include written, graphic, digitized, modelled, video recording or audio recording formats, but not oral work.

    Students need to be aware that a request for a grade reappraisal may result in the original grade being raised, lowered or confirmed.
  2. In the event that students are still not satisfied with the final grade or the course director is not available to review the work, they may submit in writing a formal request for a grade reappraisal to the department or unit in which the course is offered2. The Senate approved deadline for submitting grade reappraisals is February 15 for fall term grades, June 15 for fall/winter session and winter term grades, September 30 for summer session grades, or a minimum of 21 days from the release of grades, whichever is later. When a submission deadline occurs on a weekend or holiday, requests will be accepted up until the end of the next available business day. Exercising discretion about minor delays in meeting the deadline which result from slow mail delivery or extraordinary circumstances is reasonable.
  3. If the condition of sufficient academic grounds has been met, the relevant department committee, department Chair, associate dean or graduate/undergraduate program director will be responsible for ensuring that the work is reappraised by an appropriate faculty member, ensuring anonymity of both the student and the reappraiser, and for communicating the result of the reappraisal (including the reappraiser’s comments) and the route of appeal to both the student and the course director. The reappraiser will be given the nature of the assignment and the rationale for the original grade. It is expected that every effort will be made to render the decision within 30 days of the reviewer having received the work.
  4. Parties to the decision may appeal a negative decision on a request for a reappraisal, or the result of the reappraisal itself to a Faculty-level appeals committee in the Faculty in which the course is offered (or, in the case of the Faculty of Graduate Studies, to the dean) only on the ground of procedural irregularity. Procedural irregularity is defined as actions taken or not taken by a department, Faculty, graduate program officers, committees, or members with respect to the previous disposition of the case which violate or nullify one or all of the following:
    1. normal and written procedures of the University, Faculty, graduate program or department concerned;

    2. consistency in the Faculty’s, graduate program’s or department’s handling of cases substantially similar to that being appealed;

    3. principles of equity, natural justice or fairness, whether or not such violation occurred in accord with written or customary procedures. Appeals based on allegations of these last procedural irregularities should allege and demonstrate obvious bias or other misbehaviour on the part of the officers or agents of the University and for which redress was not provided by an authority which considered the case prior to the appeal.

    Appeals must be submitted within 21 days of notification of the decision. Faculty committees may waive that deadline when special circumstances are established by the appellant. No member of the Faculty committee shall consider an appeal if s/he considered the matter at an earlier level. At the discretion of the Faculty committee, the student and/or the faculty member may be invited to meet with the committee to present his/her case orally. The committee’s decision will be taken in camera and it is expected that parties will be informed of the decision in writing within 30 days of the filing of the appeal.
  5. Parties to the appeal at the Faculty-level may file an application for leave to appeal the decision to the Senate Appeals Committee (SAC) on the ground of procedural irregularity at the Faculty-level. Applications for leave to appeal must be submitted within 21 days of the notification of the Faculty decision. SAC may waive that deadline when special circumstances are established by the appellant. No member of SAC shall consider the application if they considered the matter at an earlier level. As explained in the SAC procedures, parties may appear before the committee if leave to appeal is granted to make oral submissions on the ground of procedural irregularity. The committee’s decision will be taken in camera and it is expected that the parties will be informed of the decision in writing within 30 days of the filing of the application.
  6. Parties to the decision of the Senate Appeals Committee may apply to the committee to have the matter reconsidered if there is evidence of procedural irregularity on the part of SAC. Applications must be submitted within 21 days of the posting of the decision. SAC reserves the right to waive this deadline in special circumstances. Requests for reconsideration of a SAC decision will be considered by a panel of SAC members who did not serve on the panel first hearing the matter; it is expected that a decision will be rendered within 30 days of its submission.

Deferred Standing Agreement

The Deferred Standing Agreement (DSA) is a process by which students who are either unable to write their final examination at the scheduled time or submit term work before the Faculty deadline to submit final grades reach an agreement with the course director about granting deferred standing in the course and setting a date for writing the exam or submitting the outstanding work. Using the standard DSA form, it is the responsibility of students to make arrangements with the course director to complete the course and file the DSA form with the appropriate departmental/unit office by the deadline specified on the form. Course directors have the option not to consider requests for deferred standing; in such cases students must file an academic petition with the relevant Faculty-level committee for consideration within the established deadline.

Students’ Responsibilities in the Academic Petition/Appeal Processes

The University has established regulations, procedures and deadlines through its legislative bodies to which students must adhere. Students are expected to monitor their progress in courses, taking into account their personal and academic circumstances, and to make the necessary adjustments to their workload to meet the requirements and deadlines. The University recognizes, however, that specific circumstances may justify waiving the regulations/requirements/deadlines on an individual basis. Requests for a waiver of a regulation/requirement/deadline are initiated by an academic petition.

Students opting to initiate an academic petition should be assured that confidentiality is a hallmark of this process.

While it is the University’s responsibility to provide students with proper information, guidance and advice, it is incumbent upon students to:

  • be aware of and adhere to all Faculty and program regulations, requirements and published deadlines;
  • familiarize themselves with their Faculty’s written academic petition/appeal procedures and make requests in a timely fashion;
  • provide all documentation to support their academic petition/appeal and to do so in a timely fashion;
  • indicate and document all their relevant circumstances upon submitting their academic petition in the first instance.

University’s Responsibilities in the Academic Petition/Appeal Processes

Just as the students who submit academic petitions and appeals have responsibilities to meet the requirements of the process, the University has responsibilities in administering it.

Non-academic staff:

It is incumbent upon members of the non-academic staff to:

  • make available to students advice and guidance regarding options, deadlines, required documentation, and appeal routes by way of written notification, the University website, personal appointments or communication over the telephone;
  • direct students to the appropriate office for information on academic petitions/appeals;
  • attend to academic petitions and appeals efficiently to prevent undue delay;
  • maintain students’ right to confidentiality.

Faculty members:

It is incumbent upon faculty members to:

  • respond to requests for information from students and non-academic staff in a timely manner;
  • help direct students to the appropriate office for information on academic petitions/appeals;
  • maintain students’ right to confidentiality.

Academic Petition/Appeal officers/committees:

It is incumbent upon academic petition/appeal officers or committees to:

  • ensure parties receive fair, consistent and ethical treatment;
  • give thorough and serious attention to all requests;
  • render decisions only after careful deliberation;
  • supply parties with reasons for decisions;
  • maintain students’ right to confidentiality.

1. With the exception of academic petitions to waive debarments which should be considered by a committee.

2. The exceptions are as follows: for Osgoode, Schulich and the Faculty of Education the requests for reappraisal are submitted to the office of the relevant associate dean.

Directives pour l’examen des pétitions et appels par les comités de la faculté

Ces directives doivent sous-tendre les actions et les décisions des comités de la faculté et celles du personnel administratif concernant les pétitions et appels des étudiants. Elles ne sont pas là pour régir les décisions de la faculté en ces matières; la juridiction relative à la dispense des règlements universitaires, l’extension des dates limites et la révision d’un travail est clairement du ressort des facultés en tout premier lieu. Ces directives servent à conseiller les parties en cause dans leur travail afin de les aider à en arriver à des décisions équitables et uniformes dans toute l’Université. Il est clair que la nature (performance, professionnelle, supérieure) et la taille des diverses facultés rendent hautement improbable d’avoir des procédures et des démarches uniformes. Il y a cependant des domaines où l’on peut obtenir une plus grande cohérence dans les démarches des différentes facultés et c’est à cette fin que ces directives sont proposées.

1. Structure

Les facultés peuvent, et on les y encourage, avoir une structure en deux volets pour l’examen des pétitions : a) un comité des pétitions/vice-doyen et b) un processus administratif approuvé.

  1. Comité des pétitions/vice-doyen : Comme toutes les facultés ont accepté d’examiner les demandes pour exception aux règlements universitaires, il y aura un comité ou un cadre supérieur de l’administration qui sera responsable d’examiner les pétitions et de prendre une décision sur la base des raisons et des documents justificatifs fournis par l’étudiant.
  2. Pétitions approuvées par l’administration : Pour aider à contrebalancer le grand nombre de cas, les pétitions peuvent être soumises pour approbation par le préposé aux pétitions (ou son équivalent) et confirmées par le président du comité des pétitions (ou son désigné)1. En accord avec les règles générales pour accorder une pétition (décrites ci-dessous), le préposé aux pétitions identifiera les cas qui entrent clairement dans ces règles et les présentera comme telles au président pour confirmation. Tous les cas qui ne sont pas clairs et qui exigent de la discrétion seront envoyés pour décision au comité des pétitions. Aucune pétition ne sera refusée par l’administration sur la base de ses mérites. La pétition des étudiants qui ne fournissent pas la documentation nécessaire requise par la faculté dans un délai spécifique ne sera pas examinée, et le préposé aux pétitions en informera l’étudiant par écrit.

2. Principes

  1. Procédures : Chaque faculté devra avoir des règles de procédure écrites mises largement à la disposition des étudiants (p. ex., dans l’annuaire, sur le site de l’Université, au Bureau du registraire). Les procédures de la faculté relatives aux pétitions et appels doivent être compatibles avec les directives du Sénat.
  2. Dates limites : La politique approuvée par le Sénat sur la date limite pour soumettre une pétition pour abandon tardif stipule que « Normalement, les pétitions pour abandon tardif d’un cours seront seulement examinées si elles sont soumises dans les 30 jours après la dernière journée des classes (du cours en question). Ces pétitions peuvent être examinées pendant une période d’une année au plus si elles sont basées sur des circonstances spéciales. » La politique du Sénat sur la date limite pour les demandes de cote différée est que « Normalement, les demandes de cote différée doivent être communiquées dans la semaine qui suit un examen manqué ou le dernier jour pour soumettre le travail du cours. » La période où l’Université est officiellement fermée pour les vacances de décembre ou les jours fériés pendant l’année ne compte pas dans la détermination des dates limites.
  3. Représentation : Les appelants ont le droit d’avoir un représentant qui aide à préparer les soumissions écrites et, s’ils ont le droit d’apparaître devant un comité, peut les représenter à la séance.
  4. Juridiction : Les étudiants peuvent pétitionner tous les sujets à leur faculté d’origine à l’exception des révisions de notes qui sont examinées par le département/la faculté offrant le cours. Autrement, les facultés examineront les demandes d’exception à tous les règlements universitaires.
  5. Partialité : Tout membre d’un comité de pétitions ou d’appel ou toute personne examinant une pétition qui manque de neutralité sur la question à décider doit se retirer du cas. Une apparence de partialité ou une crainte de partialité est aussi suffisante pour disqualifier une telle personne.
  6. Apparences : Les étudiants et/ou leurs représentants ne peuvent apparaître devant un comité qu’à la discrétion ou sur invitation du comité.
  7. Anonymat : Les demandes d’anonymat par les étudiants dans le processus de pétition doivent être respectées. Cependant, les étudiants ayant la possibilité d’apparaître devant un comité devront décider s’ils désirent renoncer à l’ anonymat. Dans ce processus, la confidentialité sera toujours maintenue.
  8. Décisions : Pour aider à remplir les exigences de la justice naturelle et de l’équité dans les processus juridictionnels, les comités de pétitions et appels et les administrateurs qui rendent une décision sur les pétitions doivent donner par écrit les raisons de leur décision. Sans ces raisons, la partie en cause peut se demander pourquoi une décision négative a été prise et ne pas être capable de décider de faire appel ou non. De la même façon, un comité suivant ou une cour de révision peut avoir de la difficulté à comprendre la justification d’une décision rendue sans en donner les raisons et tirer des inférences négatives à l’encontre du comité initial pour les avoir omises.
  9. Appels : La voie d’appel pour les étudiants devra être incluse dans la décision écrite.

Principes touchant à la révision des notes

  1. Les étudiants peuvent, s’ils ont des motifs suffisants sur le plan scolaire, demander la révision d’une dernière note dans un cours (ce qui peut signifier de revoir des parties spécifiques du travail accompli). Les motifs autres que scolaires ne sont pas valables pour la révision des notes; dans ces cas-là, on conseille aux étudiants de présenter leur pétition à leur faculté d’origine. Normalement, on s’attend à ce que les étudiants contactent en premier le professeur du cours pour discuter de la note reçue et demander que le travail effectué soit revu. Le travail effectué peut inclure du travail écrit, graphique, numérisé, sous forme de maquette, d’enregistrement vidéo ou audio, but pas de travail oral.
    Les étudiants doivent être conscients qu’une demande de révision de note peut avoir comme résultat que la note originale soit augmentée, diminuée ou confirmée.
  2. Dans le cas où les étudiants ne sont toujours pas satisfaits de leur dernière note OU si le chargé de cours n’est pas disponible pour revoir le travail, ils peuvent soumettre, par écrit, une demande officielle de révision de note au département ou à l’unité où le cours est offert2. La date limite approuvée par le Sénat pour soumettre une demande de révision des notes est le 15 février pour les notes du trimestre d’automne, le 15 juin pour les notes de la session automne/hiver et le 30 septembre pour les notes de la session d’été, ou au moins 21 jours après la remise des notes, selon la date la plus éloignée. Si une date limite de soumission tombe un jour de fin de semaine ou un jour férié, les demandes seront acceptées jusqu’à la fin du prochain jour ouvrable. Une certaine discrétion est allouée pour les retards mineurs à respecter la date limite provoqués par la lenteur du système postal ou des circonstances extraordinaires.
  3. Si les conditions sont satisfaites sur le plan des motifs scolaires, le comité du département en question, le directeur du département, le vice-doyen ou le directeur du programme de troisième cycle ou de premier cycle aura la responsabilité de s’assurer que le travail est révisé par un membre approprié du corps professoral, que l’anonymat de l’étudiant et celui du réviseur est respecté, et que le résultat de la révision (y compris les commentaires du réviseur) et la voie d’appel soient communiqués à l’étudiant et au chargé de cours. Le réviseur devra obtenir la nature du travail demandé et la justification de la note originale. On s’attend à ce que tous les efforts soient faits pour rendre la décision dans les 30 jours après réception du travail par le réviseur.
  4. Les participants peuvent faire appel d’une décision négative sur une demande de révision des notes, ou le résultat de la révision elle-même à un comité d’appel au niveau de la faculté où le cours est offert (ou, dans le cas de la Faculté des études supérieures, au doyen) seulement sur la base d’un vice de procédure. Les vices de procédure sont définis comme tels actions prises ou non par un département, une faculté, le programme d’études supérieures, ses administrateurs, comités, ou ses membres à l’égard de la disposition du cas qui viole ou annule un ou tous les aspects suivants :
    1. les procédures normales et écrites de l’Université, de la faculté, du programme d’études supérieures ou du département concerné;

    2. l’uniformité dans le traitement des cas largement semblables au cas en appel de la part de la faculté, du programme d’études supérieures ou du département;

    3. les principes d’équité, de justice naturelle ou d’impartialité, qu’un manquement ait eu lieu ou non en accord avec les procédures écrites ou habituelles. Les appels basés sur l’allégation de ces derniers vices de procédure devraient alléguer et démontrer les préjugés évidents ou autre inconduite de la part des administrateurs ou agents de l’Université et pour lesquels des mesures de réparation n’ont pas été prises par une autorité ayant examiné le cas avant l’appel.

    Les appels doivent être soumis dans les 21 jours suivant l’annonce de la décision. Les comités de la faculté peuvent renoncer à cette date limite quand l’appelant établit que des circonstances spéciales existent. Aucun membre de comité de la faculté ne peut considérer un appel s’il a déjà examiné la question précédemment. À la discrétion du comité, l’étudiant et/ou le membre de la faculté peut être invité à rencontrer le comité pour présenter son cas oralement. La décision du comité sera prise à huis clos et on s’attend à ce que les parties soient informées de la décision par écrit dans les 30 jours suivant le dépôt de l’appel.
  5. Les participants à l’appel au niveau de la faculté peuvent déposer une demande de permission d’appel auprès du Comité d’appel du Sénat (CAS) sur la base de vices de procédure au niveau de la faculté. Les demandes de permission d’appel doivent être soumises dans les 21 jours suivant l’annonce de la décision de la faculté. CAS peut ignorer cette date limite si l’appelant établit qu’il existe des circonstances spéciales. Aucun membre de CAS ne peut considérer la demande s’il a déjà examiné la question précédemment. Ainsi qu’il est expliqué dans les procédures de CAS, les parties peuvent apparaître devant le comité si la permission d’appel est accordée pour présenter oralement leurs soumissions sur la base de vices de procédure. La décision du comité sera prise à huis clos et on s’attend à ce que les parties soient informées de la décision, par écrit, dans les 30 jours suivant le dépôt de la demande.
  6. Les parties impliquées dans la décision du Comité d’appel du Sénat peuvent demander au comité de reconsidérer la question s’il y a évidence de vices de procédure de la part de CAS. Les demandes doivent être soumises dans les 21 jours suivant l’annonce de la décision. CAS se réserve le droit d’ignorer cette date limite en cas de circonstances spéciales. Les demandes de réexamen d’une décision de CAS seront examinées par un groupe de membres du CAS qui n’ont pas siégé sur le premier comité; on s’attend à ce qu’une décision soit rendue dans les 30 jours après la demande.

Entente sur la cote différée

L’Entente sur la cote différée est un processus par lequel les étudiants qui ne sont pas capables d’écrire leur dernier examen à la date fixée ou de soumettre le travail du trimestre avant la date limite fixée par la faculté pour donner les dernières notes parviennent à un accord avec le chargé de cours pour obtenir la cote différée dans le cours et fixer une date pour l’examen ou la soumission du travail en suspens. C’est la responsabilité de l’étudiant, utilisant le formulaire prévu à cet effet, de faire le nécessaire auprès du chargé de cours pour terminer le cours et faire parvenir le formulaire au bureau de l’unité ou du département approprié à la date limite mentionnée sur le formulaire. Les chargés de cours peuvent refuser d’examiner les demandes de cote différée; dans ce cas, les étudiants doivent soumettre, dans la date limite établie, une pétition auprès du comité de la faculté approprié pour examen.

Les responsabilités des étudiants dans les processus de pétition et d’appel

Par l’intermédiaire de ses corps législatifs, l’Université a établi des règlements, procédures et dates limites auxquels les étudiants doivent adhérer. Les étudiants doivent surveiller leurs progrès dans les cours, en tenant compte de leurs circonstances personnelles et scolaires, et faire les changements nécessaires pour remettre le travail et respecter les dates limites. L’Université reconnaît cependant que des circonstances particulières peuvent justifier une dispense aux règlements, exigences, dates limites sur une base individuelle. Les demandes pour dispenser d’un règlement, d’une exigence ou d’une date limite sont initiées par une pétition.

Les étudiants optant pour lancer une pétition sont assurés que la confidentialité est une caractéristique de ce processus et que les renseignements fournis pour appuyer leur pétition ou appel ne seront utilisés pour aucun autre motif.

Alors que c’est la responsabilité de l’Université de fournir aux étudiants les renseignements, l’orientation et les conseils nécessaires, il est de la responsabilité des étudiants de :

  • connaître et respecter tous les règlements, exigences et dates limites publiées de la faculté ou du programme;
  • se familiariser avec les procédures écrites de pétition ou d’appel de leur faculté et faire leur demande en temps voulu;
  • fournir toute la documentation nécessaire pour appuyer leur pétition ou leur appel et le faire en temps voulu;
  • indiquer et documenter toutes les circonstances pertinentes lorsqu’ils soumettent leur pétition en premier lieu.

Les responsabilités de l’Université dans les processus de pétition et d’appel

Juste comme les étudiants soumettant des pétitions ou appels ont la responsabilité de satisfaire aux exigences du processus, l’Université a la responsabilité de l’administrer.

Personnel non enseignant :

Il est de la responsabilité des membres du personnel non enseignant de :

  • conseiller et guider les étudiants en ce qui concerne les options, les dates limites, la documentation nécessaire et les voies d’appel par le moyen d’une annonce écrite, du site Web de l’Université, des rendez-vous personnels ou de la communication par téléphone;
  • diriger les étudiants vers le bureau approprié pour des renseignements sur les pétitions et appels;
  • s’occuper des pétitions et appels de façon efficace pour éviter les retards injustifiés;
  • maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

Membres du corps enseignant :

Il est de la responsabilité du corps enseignant de :

  • répondre aux demandes de renseignements des étudiants et du personnel non-enseignant en temps voulu;
  • aider à diriger les étudiants vers le bureau approprié pour des renseignements sur les pétitions et appels;
  • maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

Comités et préposés aux pétitions et appels :

Il est de la responsabilité des comités et préposés aux pétitions et appels de :

  • s’assurer que les parties reçoivent un traitement équitable, uniforme et respectueux de l’éthique;
  • accorder une attention approfondie et sérieuse à toutes les demandes;
  • rendre les décisions seulement après un examen consciencieux;
  • fournir aux parties les raisons des décisions prises;
  • maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

1. À l’exception des pétitions pour éviter l’exclusion qui devraient être examinées par un comité.

2. Les exceptions sont les suivantes : pour Osgoode, Schulich et la Faculté d’éducation les demandes de révision sont soumises au bureau du vice-doyen approprié.

Guidelines for the Consideration of Petitions/Appeals by Faculty Committees

These guidelines should inform the actions and decisions of Faculty committees and administrative personnel in responding to student academic petitions and appeals. They are not intended to direct the decisions of the Faculty in these matters; jurisdiction to waive academic regulations, extend deadlines and reappraise work clearly resides with Faculties in the first instance. These guidelines are to advise the relevant parties in their work to help foster equitable and consistent decisions across the University. It is recognized that the nature (performance, professional, graduate) and size of the various Faculties make it highly improbable to have uniform procedures and processes. There are areas in which greater consistency among the Faculties’ processes can be achieved and it is to that end that these guidelines are proposed.

1. Structure

Faculties may, and are encouraged, to have a two-tiered structure for the consideration of academic petitions: a) an academic petitions committee/associate dean and b) an administratively approved process.

  1. Academic Petitions Committee/Associate Dean: As all Faculties have agreed to consider requests for exceptions from Faculty regulations, there shall be a committee or a senior academic administrator charged with the responsibility of reviewing the academic petitions and rendering decisions on the basis of the reasons and supporting documentation provided by the student.
  2. Administratively Approved Academic Petitions: To help offset large caseloads, academic petitions may be recommended for approval by the Petitions Officer (or equivalent) and confirmed by the Chair of the Academic Petitions Committee (or designate)1. In accordance with the general considerations for granting petitions (set out below), the Petitions Officer shall identify cases which clearly meet the considerations and present them as such to the Chair for confirmation. All cases which are not clear and require discretion are forwarded to the Academic Petitions Committee for a decision. No academic petitions will be administratively refused on the basis of their merits. Students failing to provide the necessary documentation requested by the Faculty within a specific time frame will not have their academic petition considered, and the Petitions Officer shall inform the student in writing in such cases.

2. Principles

  1. Procedures: Each Faculty shall have written procedural rules that are widely available to students (e.g. in the Undergraduate Calendar, on the University website, at the Registrar’s Office). Faculty academic petition/appeal procedures must be consistent with the Senate guidelines.
  2. Deadlines: The Senate approved policy on the deadline for submitting an academic petition for late withdrawal is that “Normally academic petitions for late withdrawal from a course will only be considered if they are submitted within 30 days of the last day of classes [of the relevant course]. Such academic petitions may be considered for a period of up to one year if they are based on special circumstances.” The Senate policy on the deadline for deferred standing requests is “Normally requests for deferred standing must be communicated within one week following a missed examination or the last day to submit course work.” The period during which the University is officially closed for December holidays and on statutory holidays throughout the year is not counted in the determination of deadline days.
  3. Representation: Appellants have the right to have a representative assist in the preparation of written submissions and, if granted an appearance before a committee, represent them at that meeting.
  4. Jurisdiction: Students shall petition all academic matters to their home Faculty with the exception of grade reappraisals which are considered by the department/Faculty offering the course. Otherwise, Faculties shall consider requests for exceptions to all Faculty regulations.
  5. Bias: Any member of an academic petitions/appeals committee or a person reviewing an academic petition who has a lack of neutrality on the issue to be decided shall excuse him/herself from the consideration of that case. An appearance of bias or a reasonable apprehension of bias is also sufficient for a party to disqualify her/himself from considering an academic petition.
  6. Appearances: Students and/or their representatives may appear before a committee only at the discretion or invitation of the Committee.
  7. Anonymity: Requests from students for anonymity in the academic petitions process should be honoured. Students provided the opportunity to appear before a committee, however, will have to decide whether they wish to forego anonymity. Confidentiality in this process shall always be maintained.
  8. Decisions: To help fulfill the requirements for natural justice and fairness in adjudicative processes, academic petitions and appeals committees, administrators rendering decisions on academic petitions must give reasons in writing for the decision. Without reasons, a party may have to speculate why an adverse decision was made and may not be able to decide whether to appeal. Similarly, a subsequent committee or a reviewing court may have difficulty understanding the rationale for a decision without reasons and may draw inferences adverse to the initial committee from its failure to give reasons.
  9. Appeals: The route of appeal for students shall be included in the written decision.

Principles Regarding Grade Reappraisals

  1. Students may, with sufficient academic grounds, request that a final grade in a course be reappraised (which may mean the review of specific pieces of tangible work). Non-academic grounds are not relevant for grade reappraisals; in such cases, students are advised to petition to their home Faculty. Students are normally expected to first contact the course director to discuss the grade received and to request that their tangible work be reviewed. Tangible work may include written, graphic, digitized, modelled, video recording or audio recording formats, but not oral work.

    Students need to be aware that a request for a grade reappraisal may result in the original grade being raised, lowered or confirmed.
  2. In the event that students are still not satisfied with the final grade or the course director is not available to review the work, they may submit in writing a formal request for a grade reappraisal to the department or unit in which the course is offered2. The Senate approved deadline for submitting grade reappraisals is February 15 for fall term grades, June 15 for fall/winter session and winter term grades, September 30 for summer session grades, or a minimum of 21 days from the release of grades, whichever is later. When a submission deadline occurs on a weekend or holiday, requests will be accepted up until the end of the next available business day. Exercising discretion about minor delays in meeting the deadline which result from slow mail delivery or extraordinary circumstances is reasonable.
  3. If the condition of sufficient academic grounds has been met, the relevant department committee, department Chair, associate dean or graduate/undergraduate program director will be responsible for ensuring that the work is reappraised by an appropriate faculty member, ensuring anonymity of both the student and the reappraiser, and for communicating the result of the reappraisal (including the reappraiser’s comments) and the route of appeal to both the student and the course director. The reappraiser will be given the nature of the assignment and the rationale for the original grade. It is expected that every effort will be made to render the decision within 30 days of the reviewer having received the work.
  4. Parties to the decision may appeal a negative decision on a request for a reappraisal, or the result of the reappraisal itself to a Faculty-level appeals committee in the Faculty in which the course is offered (or, in the case of the Faculty of Graduate Studies, to the dean) only on the ground of procedural irregularity. Procedural irregularity is defined as actions taken or not taken by a department, Faculty, graduate program officers, committees, or members with respect to the previous disposition of the case which violate or nullify one or all of the following:
    1. normal and written procedures of the University, Faculty, graduate program or department concerned;

    2. consistency in the Faculty’s, graduate program’s or department’s handling of cases substantially similar to that being appealed;

    3. principles of equity, natural justice or fairness, whether or not such violation occurred in accord with written or customary procedures. Appeals based on allegations of these last procedural irregularities should allege and demonstrate obvious bias or other misbehaviour on the part of the officers or agents of the University and for which redress was not provided by an authority which considered the case prior to the appeal.

    Appeals must be submitted within 21 days of notification of the decision. Faculty committees may waive that deadline when special circumstances are established by the appellant. No member of the Faculty committee shall consider an appeal if s/he considered the matter at an earlier level. At the discretion of the Faculty committee, the student and/or the faculty member may be invited to meet with the committee to present his/her case orally. The committee’s decision will be taken in camera and it is expected that parties will be informed of the decision in writing within 30 days of the filing of the appeal.
  5. Parties to the appeal at the Faculty-level may file an application for leave to appeal the decision to the Senate Appeals Committee (SAC) on the ground of procedural irregularity at the Faculty-level. Applications for leave to appeal must be submitted within 21 days of the notification of the Faculty decision. SAC may waive that deadline when special circumstances are established by the appellant. No member of SAC shall consider the application if they considered the matter at an earlier level. As explained in the SAC procedures, parties may appear before the committee if leave to appeal is granted to make oral submissions on the ground of procedural irregularity. The committee’s decision will be taken in camera and it is expected that the parties will be informed of the decision in writing within 30 days of the filing of the application.
  6. Parties to the decision of the Senate Appeals Committee may apply to the committee to have the matter reconsidered if there is evidence of procedural irregularity on the part of SAC. Applications must be submitted within 21 days of the posting of the decision. SAC reserves the right to waive this deadline in special circumstances. Requests for reconsideration of a SAC decision will be considered by a panel of SAC members who did not serve on the panel first hearing the matter; it is expected that a decision will be rendered within 30 days of its submission.

Deferred Standing Agreement

The Deferred Standing Agreement (DSA) is a process by which students who are either unable to write their final examination at the scheduled time or submit term work before the Faculty deadline to submit final grades reach an agreement with the course director about granting deferred standing in the course and setting a date for writing the exam or submitting the outstanding work. Using the standard DSA form, it is the responsibility of students to make arrangements with the course director to complete the course and file the DSA form with the appropriate departmental/unit office by the deadline specified on the form. Course directors have the option not to consider requests for deferred standing; in such cases students must file an academic petition with the relevant Faculty-level committee for consideration within the established deadline.

Students’ Responsibilities in the Academic Petition/Appeal Processes

The University has established regulations, procedures and deadlines through its legislative bodies to which students must adhere. Students are expected to monitor their progress in courses, taking into account their personal and academic circumstances, and to make the necessary adjustments to their workload to meet the requirements and deadlines. The University recognizes, however, that specific circumstances may justify waiving the regulations/requirements/deadlines on an individual basis. Requests for a waiver of a regulation/requirement/deadline are initiated by an academic petition.

Students opting to initiate an academic petition should be assured that confidentiality is a hallmark of this process.

While it is the University’s responsibility to provide students with proper information, guidance and advice, it is incumbent upon students to:

  • be aware of and adhere to all Faculty and program regulations, requirements and published deadlines;
  • familiarize themselves with their Faculty’s written academic petition/appeal procedures and make requests in a timely fashion;
  • provide all documentation to support their academic petition/appeal and to do so in a timely fashion;
  • indicate and document all their relevant circumstances upon submitting their academic petition in the first instance.

University’s Responsibilities in the Academic Petition/Appeal Processes

Just as the students who submit academic petitions and appeals have responsibilities to meet the requirements of the process, the University has responsibilities in administering it.

Non-academic staff:

It is incumbent upon members of the non-academic staff to:

  • make available to students advice and guidance regarding options, deadlines, required documentation, and appeal routes by way of written notification, the University website, personal appointments or communication over the telephone;
  • direct students to the appropriate office for information on academic petitions/appeals;
  • attend to academic petitions and appeals efficiently to prevent undue delay;
  • maintain students’ right to confidentiality.

Faculty members:

It is incumbent upon faculty members to:

  • respond to requests for information from students and non-academic staff in a timely manner;
  • help direct students to the appropriate office for information on academic petitions/appeals;
  • maintain students’ right to confidentiality.

Academic Petition/Appeal officers/committees:

It is incumbent upon academic petition/appeal officers or committees to:

  • ensure parties receive fair, consistent and ethical treatment;
  • give thorough and serious attention to all requests;
  • render decisions only after careful deliberation;
  • supply parties with reasons for decisions;
  • maintain students’ right to confidentiality.

1. With the exception of academic petitions to waive debarments which should be considered by a committee.

2. The exceptions are as follows: for Osgoode, Schulich and the Faculty of Education the requests for reappraisal are submitted to the office of the relevant associate dean.